Durante años, la comunidad de escuelas Vision Multi Academy Trust (The Trust) realizaba las compras de material para su centro —desde bolígrafos hasta tecnología— de forma desordenada. Y es que cualquier compra que necesitaban los docentes de esta institución ubicada en el Gran Mánchester (Reino Unido) pasaba por un largo proceso manual de compra con tarjetas de crédito, lo que retrasaba la llegada de los productos. Además, cada compra generaba una transacción y factura independiente, y era difícil llevar el control de los gastos. Contaban con un pequeño equipo financiero que gestionaba los procesos, pero el sistema no era eficiente; necesitaban optimizar el proceso.
Por eso, decidieron gestionar sus compras a través de Amazon Business, un marketplace corporativo que permite al personal autorizado realizar compras con límites preestablecidos y seguimiento centralizado, ahorrando tiempo y dinero. Además, incorporaron también la herramienta Pay by Invoice, un sistema de facturación digital que ofrece pago a plazos y la posibilidad de agrupar los cargos y facturas.
“Nuestro equipo tiene miles de tareas más que realizar, así que si puedo ayudarles a ahorrar unos minutos al día les doy margen para hacer otras cosas. Y eso es algo que me motiva mucho mientras busco formas de mejorar la eficiencia”, comenta Darren Cosgrove, director Financiero en The Trust. “Además, con Pay by Invoice ahorramos fácilmente 30 minutos al día al eliminar la necesidad de escribir manualmente los pedidos. A lo largo del año, eso representa una enorme cantidad de tiempo ahorrado”, continúa. Todo el proceso se realizó con el apoyo de un asesor de clientes asignado al proyecto, con el que The Trust centralizó sus cuentas y optimizó los flujos de trabajo
Procesos de aprobación automatizados y facturación consolidada
Ahora, cada vez que los profesores realizan una compra se envía digitalmente al equipo financiero para su rápida validación. “Cuando trabajas con docentes, normalmente quieren los materiales lo antes posible”, señala Cosgrove. La digitalización no sólo ha acelerado los pedidos, sino que también ha mapeado automáticamente los detalles en su sistema financiero, simplificando la conciliación.
Otro cambio fundamental ha sido la implementación de la facturación consolidada: The Trust recibe una única factura mensual de Amazon Business, simplificando drásticamente el procesamiento de los pagos. “Si compras un paquete de bolígrafos de 4 libras y recibes una sola factura al mes en lugar de una factura por cada compra (que pueden ser cientos), realmente ahorras tiempo. Y eso es algo que valoro mucho”, destaca Crosgrove.
Eficiencia y sostenibilidad
Además de la eficiencia, The Trust utiliza Amazon Business Analytics para alinear sus compras con objetivos de sostenibilidad, ya que les permiten decantarse por proveedores que cumplan con medidas que permitan cuidar el medioambiente.
Con los procesos de compra optimizados, The Trust está mirando hacia el futuro. Planea explorar el ahorro en artículos de mayor valor mediante compras al por mayor, como la adquisición de lápices ópticos para acompañar el despliegue de tabletas entre sus alumnos. “No se trata solo del resultado económico o del ahorro de dinero. Es todo lo que engloba la experiencia integral de compra con Amazon Business; el valor que obtenemos en forma de ahorro de tiempo, eficiencia y sostenibilidad mejorada,” concluye Crosgrove.
(Noticia elaborada en colaboración con Amazon Business)
