En los últimos años, las universidades públicas españolas se están enfrentando a importantes dificultades financieras. Y eso afecta tanto a productos de mayor valor como tecnología o mobiliario, como a los de menor coste como papelería, productos de limpieza o, incluso, los suministros de mantenimiento. El uso de marketplaces como Amazon Business puede cambiar esta situación.
Facilitar y simplificar la gestión de compras en las universidades
Según un informe de RTVE, estas universidades sufren una ‘infrafinanciación prolongada y constante’ desde la crisis de 2008, lo que ha afectado su sostenibilidad. Por eso, deben hacer frente a la presión de reducir costes sin comprometer la calidad, tal y como destaca un informe de la Fundación CYD. Plataformas como la de Amazon Business permiten al personal autorizado realizar compras dentro de unos límites preestablecidos, lo que ahorra tiempo y facilita la aprobación de las compras. Esto se traduce en un ahorro de tiempo tanto a los usuarios que buscan productos como a los responsables que aprueban las compras. Además, el acceso a información en tiempo real permite a las universidades identificar las áreas donde se puede conseguir más ahorro, como la compra a través de un solo proveedor para conseguir mejores precios por volumen o redistribuir productos existentes en lugar de comprar nuevos.
Para ello, Amazon Business facilita la elaboración de informes, permitiendo a las organizaciones hacer un seguimiento de lo que se ha gastado y proporcionando a los departamentos financieros toda la información necesaria.
La importancia de la IA en las compras dentro de las universidades
La tecnología y los datos juegan un papel importante en las decisiones de compras dentro de las universidades: la automatización de diferentes procesos reduce la carga de trabajo de los equipos de gestión de compras y minimiza los errores humanos. Estas herramientas permiten a las universidades realizar compras de una manera más ágil, asegurando así que los productos se compren dentro de los presupuestos establecidos y a precios más competitivos.
Un ejemplo de cómo las universidades pueden optimizar su operativa es el de la Universidad de Leicester, en Reino Unido. Con más de 4.000 empleados y cerca de 100 personas autorizadas para realizar compras con tarjeta de crédito, la universidad tenía ciertas dificultades para monitorizar y gestionar sus compras online de forma eficiente. La implementación de Amazon Business les permitió centralizar el proceso, reducir la carga administrativa y mejorar la visibilidad del gasto. El equipo de compras ganó en control y agilidad, gracias a herramientas que facilitan la auditoría y aseguran el cumplimiento de las políticas internas. Una solución que no solo mejoró la eficiencia operativa, sino que también reforzó la transparencia y la toma de decisiones informadas.
Las universidades españolas tienen la oportunidad de sacar partido de las tiendas online con servicio de marketplaces y las nuevas tecnologías para tener un mejor control sobre sus presupuestos. Esto no solo les ayudará a ahorrar, sino también a hacer más eficiente el proceso de compra. En un entorno económico complejo, esto puede ser clave para gestionar los recursos de manera más eficaz y ofrecer a los estudiantes el entorno adecuado para que puedan desarrollarse. En este enlace es posible obtener más información sobre Amazon Business.
(Este contenido ha sido elaborado en colaboración con Amazon Business)
