Gestionar una red de centros educativos implica coordinar equipos, procesos e información sin perder de vista las particularidades de cada colegio. La actividad académica y administrativa genera cada día una gran cantidad de datos y tareas que deben estar conectados, desde el seguimiento del alumnado y la evaluación hasta la comunicación con las familias o la relación con las administraciones. Contar con un entorno común permite simplificar esta gestión, evitar duplicidades y facilitar que los distintos equipos trabajen con la misma información.
Un ejemplo de esta realidad es la Fundación Vedruna Educación, que coordina una red formada por 33 colegios. Cada centro tiene sus propios equipos, alumnado y familias, pero todos necesitan gestionar procesos similares y mantener unos criterios comunes. Para hacerlo posible, la organización utiliza Alexia Suite Educativa, una plataforma desarrollada por Educaria que integra la gestión académica, administrativa y económica, la comunicación con las familias y diferentes herramientas relacionadas con la enseñanza y el aprendizaje.
Esta organización permite que los colegios trabajen con un mismo entorno, al tiempo que se adaptan a las particularidades de cada centro y de las comunidades autónomas en las que están presentes. «Alexia se ha convertido en un verdadero sistema nervioso central. Nos permite mantener una identidad común y gestionar con eficiencia una organización formada por colegios con realidades muy diversas», explica José Antonio Ortega, responsable del área Pedagógica e Innovación de Fundación Vedruna Educación.
Una gestión común para centros diferentes
En este contexto, la tecnología se utiliza para centralizar procesos que afectan a las distintas áreas de los colegios. Alexia integra gestión académica, administrativa y económica, comunicación y diferentes herramientas relacionadas con la enseñanza y el aprendizaje.
Uno de los objetivos es evitar que los equipos tengan que introducir los mismos datos en diferentes sistemas o realizar manualmente procesos que pueden automatizarse. La plataforma también permite generar documentación oficial de las diferentes comunidades autónomas y conectarse con las plataformas de las consejerías.
Para una organización con centros repartidos por diferentes territorios, esta interoperabilidad resulta especialmente relevante, ya que permite adaptar determinados procesos a las necesidades de cada administración sin renunciar a un sistema de gestión común.
Herramientas para el profesorado y las familias
El profesorado también necesita acceder a información y realizar tareas administrativas durante su actividad diaria, desde planificar y evaluar hasta registrar el seguimiento del alumnado o comunicarse con las familias. Así, el Cuaderno del Profesorado de la suite educativa Alexia centraliza la planificación, la evaluación y el seguimiento del alumnado en todas las etapas educativas, incluida Formación Profesional. La nueva App Docentes amplía la experiencia, permitiendo realizar muchas de las tareas habituales desde cualquier lugar.
La herramienta también permite gestionar aspectos como la agenda, la asistencia, las entrevistas con las familias, los comunicados o el cuaderno docente, además de incorporar funciones de inteligencia artificial para apoyar algunas de estas tareas.
Otro de los retos habituales es mantener una comunicación fluida con las familias sin multiplicar los canales. Avisos, tareas, información académica y otras gestiones pueden concentrarse en la aplicación destinada a las familias. En este sentido, la App de Familias facilita una relación ágil y bidireccional entre el centro y las familias, reuniendo en un único espacio la información y las gestiones más habituales.
AlexIA: IA con propósito
La inteligencia artificial está presente a través de AlexIA. Su asistente conversacional guía a los usuarios y resuelve dudas sobre el uso de la aplicación. La IA generativa ayuda a crear comunicados, observaciones pedagógicas, rúbricas de evaluación y otros contenidos, mientras que los asistentes inteligentes apoyan la validación de procesos críticos y ayudan a detectar posibles incidencias antes de que se conviertan en errores. Siempre desde un enfoque ético, seguro y responsable, donde el control permanece en manos del usuario.
Los cuadros de mando convierten la información del centro en indicadores útiles para facilitar el seguimiento de la actividad y la toma de decisiones. «Lo que nos aporta esta solución unificada es tiempo, pero también tranquilidad. Sabemos que la información es fiable y siempre está disponible», afirma Sergi García, responsable de Sistemas del Grupo Stucom (Barcelona), una institución educativa privada y concertada de Barcelona que ofrece Bachillerato y Formación Profesional. «Podría dar ahora mismo cualquier dato de nuestro centro porque confiamos en esta plataforma y en cómo gestiona la información», matiza.
En el caso de Stucom, esta gestión resulta especialmente relevante por la diversidad de enseñanzas y la actividad que debe coordinar el centro. La institución, fundada en 1971, cuenta actualmente con dos centros en Barcelona y ofrece una amplia variedad de itinerarios de Bachillerato y ciclos de Formación Profesional, tanto de grado medio como superior. Disponer de una única plataforma facilita la gestión de procesos que afectan a distintos perfiles de la comunidad educativa, desde la gestión académica y la comunicación hasta el seguimiento del alumnado.
Esta visión unificada también permite consultar la información sin tener que recurrir a diferentes herramientas o fuentes de datos. Para un centro con una oferta formativa amplia, el acceso a indicadores actualizados ayuda a tener una visión global de lo que está sucediendo y, al mismo tiempo, a profundizar en aquellos aspectos que requieren atención.
(Este contenido ha sido elaborado en colaboración con Alexia)
