OneDrive es el servicio gratuito de almacenamiento en la nube de Microsoft que permite a los usuarios guardar, editar o acceder a archivos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Viene instalado por defecto en los equipos con Windows 10 (aunque dispone de una app de sincronización para dispositivos Mac), cuenta con la integración total con Microsoft Office Online y esconde una gran variedad de funcionalidades que facilitan el trabajo colaborativo en línea, así como otras que enriquecen la experiencia de trabajo, útiles tanto para el sector profesional como el educativo. ¡Te contamos las mejores funciones de OneDrive! 


Archivos a petición 

Esta función ayuda a acceder al almacenamiento sin tener que descargarlo todo y ocupar espacio en el dispositivo. En los equipos Windows viene instalada, pero es necesario activarla haciendo clic en la nube azul o blanca del programa en el área de notificación de Windows en el extremo derecho de la barra de tareas. Al hacer clic en el símbolo de ajustes / configuración (un engranaje) aparecerá una ventana nueva y, en la pestaña ‘configuración’, hay que marcar la casilla ‘Ahorre espacio y descargue los archivos cuando los use’ y, finalmente, ‘aceptar’. A partir de ese momento, los archivos que se encuentren colgados en Internet tendrán un símbolo de una nube al lado y solo se podrán acceder a ellos cuando el dispositivo esté conectado a la Red.

Si por el contrario, se desea tener algún archivo siempre a disposición del usuario, al hacer clic con el botón derecho sobre el archivo, hay que marcar la opción ‘Mantener siempre en este dispositivo’.


Control de cambios

Para evitar los problemas derivados del trabajo colaborativo online en un documento (como pérdida de datos o duplicados), existe la herramienta ‘Control de cambios en línea’. Una vez el archivo se haya creado, se guarda en OneDrive y se comparte por email a las otras personas que vayan a colaborar. Podrán acceder a él en Word online y editarlo tanto ahí como en el programa instalado en el equipo si lo tuviesen. Los usuarios tendrán que ir a la pestaña ‘Revisar’ y activar ‘Control de cambios’. De esta forma, cada vez que alguien modifique el texto y lo guarde, el siguiente usuario podrá ver los cambios añadidos, aceptarlos o rechazarlos. 


Copia de seguridad

Microsoft permite hacer una copia de seguridad de carpetas importantes (Escritorio, Documentos e Imágenes) de modo que estén protegidas y disponibles en otros dispositivos. Pero para empezar a sincronizar es necesario descargar la aplicación de sincronización de OneDrive e iniciar sesión con una cuenta personal, una cuenta profesional o educativa. Para realizar la copia de seguridad, tan solo es necesario ir a ‘Configuración’, ‘Copia de seguridad’, ‘Administrar copia de seguridad’, seleccionar las carpetas deseadas y hacer clic en ‘Iniciar copia de seguridad’. 


Modo oscuro para la versión web

Para quienes prefieran usar la interfaz de usuario más oscura, cuentan con la opción ‘modo oscuro’ (solo) para la versión web de OneDrive, que reduce los síntomas de fatiga ocular y consume menos energía. El tema se puede activar directamente desde el panel de configuración en la página de inicio. 


Compatibilidad con Skype 

Al igual que OneDrive se integra con Office, también lo hace con Skype, la herramienta de comunicación para chats, llamadas y videoconferencias por Internet. Con el complemento de OneDrive es posible compartir archivos y fotos con otras personas en Skype a través de un vínculo. Al entrar en el chat en el que se quiera compartir algo se selecciona el menú ‘Complementos’ (aparece un símbolo ‘+’ en dispositivos móviles y tabletas o ‘…’ en escritorios). Hay que pulsar el botón ‘OneDrive’, seleccionar el archivo que se quiera compartir y hacer clic en ‘Enviar’. Cualquier persona con ese enlace podrá acceder al archivo compartido.