Soluciones como Kaudatu automatizan la gestión y la firma de documentos desde un único entorno digital y garantizan la validez legal de cada documento y el acceso desde cualquier dispositivo.
Contratos laborales, convenios de colaboración y prácticas, circulares, autorizaciones, certificados… En el día a día de los centros educativos se generan decenas de documentos y muchos de ellos todavía se gestionan y firman en papel. Y es que, aunque la transformación digital de los centros de enseñanza ha avanzado con fuerza en los últimos años, la gestión documental es todavía muy dependiente de la firma manuscrita y los procedimientos presenciales, lo que implica tareas repetitivas, pérdida de tiempo y riesgo de errores o extravíos.
¿La alternativa? Las herramientas de firma digital y gestión documental en la nube seguras, eficientes y sostenibles. De hecho, aquellos que digitalizan su flujo documental reducen significativamente los tiempos de tramitación y mejoran la trazabilidad y el cumplimiento normativo. En este contexto, plataformas especializadas como Kaudatu permiten centralizar y automatizar estos procesos en un mismo espacio digital, garantizando la validez legal de cada documento y el acceso desde cualquier dispositivo. Además, los centros que optan por plataformas de digitalización de este tipo no solo ganan en eficiencia. También refuerzan la sostenibilidad ambiental al reducir el consumo de papel y facilitar una comunicación más transparente y profesional.
Al controlar y organizar los documentos desde un solo lugar, la plataforma ayuda a que los centros de enseñanza agilicen y simplifiquen las tareas de gestión, tanto las relacionadas con procesos internos como la comunicación con las familias.
Por ejemplo, si hay programada una excursión, el centro genera el documento o autorización que deben firmar los tutores o padres de los estudiantes y lo ponen a su disposición a través de un espacio de firma digital. A continuación, reciben un SMS y un correo electrónico avisándoles de que tienen un documento pendiente de firma; desde su teléfono móvil, y sin necesidad de contar con un certificado de firma digital, lo firman con un simple click. Una vez firmado, Kaudatu ‘entrega’ un original al centro y otro a la persona que lo ha autorizado.
El centro puede, por su parte, comprobar qué tutores o familias han firmado y generar un justificante de todo el proceso; los que no lo hayan hecho reciben hasta dos avisos que la plataforma envía automáticamente.
Esta digitalización no solo debe ser eficiente y respetuosa con el entorno: tiene que ser segura para garantizar la protección de los datos personales y la integridad de la información. Kaudatu cumple, en este sentido, con el Reglamento de Identidad Digital Europeo eIDAS2 y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Emplean, asimismo, servidores cifrados, copias de seguridad automáticas y aseguran la validez jurídica de cada firma electrónica. De este modo, los centros de enseñanza tienen la certeza que pueden desarrollar con total confianza institucional su transformación digital.
(Contenido elaborado en colaboración con Kaudatu)
