La digitalización y la expansión del ecommerce a las compras profesionales, abren nuevas oportunidades para los centros educativos de todo el mundo. La Universidad Nottingham Trent (NTU) y la Universidad de Surrey, ambas en Reino Unido, han conseguido ahorrar tiempo, dinero y comprar de manera sostenible gracias a Amazon Business.
En la actualidad, las instituciones educativas afrontan un escenario en el que deben optimizar al máximo sus presupuestos, invirtiendo sus recursos en áreas que lees resulten realmente prioritarias para evitar tensiones financieras. Además, a la hora de realizar compras —ya sea de materiales académicos, tecnológicos o de mobiliario—, se enfrentan a crecientes exigencias en materia de sostenibilidad y eficiencia. La digitalización puede ser una gran aliada de estas instituciones. En el caso del ecommerce, se está viendo un auge del ecommerce profesional: tiendas con una gran selección, precio y herramientas que ayudan a planificar y ser más eficientes en los procesos de compra adaptados a empresas y organizaciones como puedan ser las educativas.
Cada vez más profesionales en el área de compras apuestan por herramientas digitales que agilicen la gestión y el control del gasto, como es el caso de Amazon Business, una tienda online con servicios de marketplace que permite al personal autorizado realizar compras con límites preestablecidos y seguimiento centralizado con el objetivo de ahorrar tiempo y dinero. A diferencia de Amazon Consumer – la plataforma de compra que suele usar la mayoría de personas para adquirir diferentes productos de forma individual- Amazon Business está diseñada específicamente para compras profesionales: ofrece precios exclusivos por volumen, facturación automática, gestión de múltiples usuarios, control de gastos y herramientas para centralizar adquisiciones en empresas, centros educativos o administraciones.
Su potencial es tan grande que ya son numerosas las universidades que están apostando por integrar Amazon Business en su día a día para optimizar sus procesos de compras. Esta tendencia que está llegando a España, ya es una realidad en países como Reino Unido, por ejemplo, la Universidad de Surrey y la Universidad Nottingham Trent, dos referentes académicos del país, han incorporado Amazon Business para mejorar la eficiencia, la sostenibilidad y la transparencia de su gestión de compras.
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Situada en Guildford (Inglaterra), la Universidad de Surrey lleva años confiando en Amazon Business para transformar su modelo de compras. ¿Las razones? Esta tienda online no solo centraliza pedidos y reduce costes, sino que también agiliza trámites esenciales para el personal y el alumnado. «Amazon Business nos ofrece acceso a miles de proveedores y la posibilidad de responder con rapidez a necesidades de última hora, algo que antes resultaba mucho más costoso y complejo», explica un portavoz de la universidad. En su caso, las compras urgentes para actos o actividades académicas —desde mobiliario a vestuario— podían convertirse en un quebradero de cabeza si no se planificaban con semanas de antelación. Hoy, gracias al servicio de entregas rápidas, el personal puede solicitar materiales con poco margen de tiempo y recibirlos incluso al día siguiente, reduciendo así retrasos y sobrecostes.
Algo similar ocurrió en la Universidad Nottingham Trent, donde la prioridad ha sido reforzar sus políticas de sostenibilidad. «Nuestro compromiso es alcanzar cero emisiones netas para 2040, y cada decisión cuenta. Con Amazon Business podemos seleccionar productos con certificaciones ambientales y favorecer proveedores locales, reduciendo así la huella de carbono de cada pedido», señala un representante del centro. Las soluciones de análisis y seguimiento que ofrece Amazon Business permiten monitorizar en tiempo real el impacto de cada compra y alinear los indicadores de sostenibilidad con la estrategia institucional, integrando estos criterios a la gestión de compras.
Ambas instituciones coinciden en que la integración con sus sistemas financieros internos ha sido clave. Y es que, por ejemplo, las facturas llegan ya integradas en el sistema contable, lo que reduce drásticamente la carga de trabajo manual y libera tiempo para tareas estratégicas de mayor valor. El resultado es un cambio cultural en la manera en que las universidades entienden la gestión de compras: más ágil, transparente y alineada con sus objetivos institucionales.
