Cuando la capacidad del correo llega a su límite y no basta con eliminar los emails ‘menos importantes’, es posible descargar una copia de seguridad en el PC para poner a salvo el contenido y, al mismo tiempo, liberar espacio. Estos son los pasos que hay que seguir para hacerlo.
El correo electrónico es una herramienta que se emplea prácticamente a diario para enviar mensajes, archivos adjuntos y comunicarse con compañeros de trabajo, de estudios o amigos y familiares. Pero no son servicios infinitos: la capacidad de almacenamiento varía en función del que se utilice. Por ejemplo, Gmail ofrece 15 GB, aunque se trata de una cifra relativa: se reparte entre Google Drive, Gmail y Google Fotos. Por tanto, no es extraño que en un momento dado aparezca un mensaje que informa de que es imprescindible liberar espacio para seguir utilizándolo.
Si tras haber eliminado algunos emails directamente en la bandeja no es suficiente, la opción más aconsejable es realizar una copia de seguridad de todo el contenido de Gmail y descargarla en el disco duro del ordenador: se consigue en muy pocos pasos a través de la cuenta de usuario de Google.
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Al plantearse cómo hacer una copia de seguridad de Gmail, el primer impulso es trastear entre todas las opciones de configuración que incluye el propio gestor de correo. Sin embargo, en este caso el proceso se lleva a cabo desde las herramientas de Google, a las que se accede abriendo la página principal y pulsando sobre el icono de la cuenta de usuario, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Una vez dentro, se muestran diferentes áreas destinadas a gestionar la información, la privacidad y la seguridad de la cuenta. Para llegar al apartado relativo a las copias de seguridad hay que pulsar sobre la pestaña ‘Datos y privacidad’, situada en la columna de la izquierda. Ya en esta pantalla es necesario bajar con el cursor hasta localizar la sección ‘Descargar o eliminar tus datos’ y seleccionar ‘Descargar tus datos’, que lleva hasta ‘Google Takeout’. Como se explica en esta interfaz, se trata de una herramienta que exporta una copia del contenido de la cuenta de Google para almacenarla o usarla en un servicio externo.
Es importante aclarar que en esta primera pantalla todas las aplicaciones aparecen marcadas por defecto y en caso de no querer realizar una copia de seguridad completa, es necesario eliminar la selección clicando sobre ‘Desmarcar todo’. Después, hay que bajar hasta localizar el icono del correo y seleccionarlo para continuar con el paso siguiente (en este mismo apartado también es posible escoger si la copia se realiza de todo el contenido o de carpetas concretas).
Justo al final del menú se encuentra la pestaña ‘Siguiente paso’ y, al presionarla, se accede al espacio desde donde se escogen las diferentes opciones para completar el proceso.
En primer lugar, se selecciona el destino al que se envía la copia, que puede ser a través de correo electrónico o a algún servicio de almacenamiento en la nube: Drive, OneDrive, Dropbox o Box. Si se elige la transferencia mediante email, la herramienta advierte de que, cuando los archivos estén listos, se recibirá un correo electrónico con un enlace de descarga que estará disponible durante una semana.
A continuación, se elige la frecuencia de exportación: una sola vez o cada dos meses durante un año; y, por último, el formato del archivo (zip o tgz) y el tamaño máximo que ocupará el fichero (Google ofrece diferentes alternativas entre 1 GB y 50 GB). Si, por ejemplo, se selecciona un peso de 2 GB, todo el contenido que sobrepase esta cifra se dividirá en varios archivos para exportarlo.
El tiempo que tarda la copia de seguridad en generarse depende del peso de su contenido y puede tardar varias horas o un día completo. Cuando finaliza, se guarda directamente en el destino elegido y si se ha optado por un envío a través de email, el usuario recibe un mensaje para pulsar sobre el archivo adjunto y poder descargarlo. También en este caso, y en función de la velocidad de conexión, este paso puede demorarse más o menos. Para la descompresión del fichero se sitúa el puntero del ratón sobre él y con el botón derecho se escoge ‘descomprimir’.
Un último dato a tener en cuenta es que la copia de seguridad de Gmail se realiza en formato MBox, que es compatible con la mayoría de los gestores de correo electrónico y, además, se puede consultar directamente en el PC mediante la descarga de alguna aplicación específica.
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