Evitar compartir archivos accidentalmente, acceder a documentos sin conexión a Internet o, incluso, obtener más espacio de almacenamiento de forma gratuita son algunos de los trucos que mostramos para sacar partido a Google Drive.
Escribir y guardar documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones o formularios; subir archivos o carpetas alojadas en el ordenador; eliminar archivos de forma segura; o la posibilidad de compartir todos esos documentos con cualquier persona a través de un enlace son algunas de las principales características de Google Drive, el servicio de almacenamiento en la nube de la compañía californiana. Te presentamos los mejores trucos para Google Drive y sacarle el mayor provecho a esta herramienta.
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Ya sea para editar un documento sin conexión a Internet, enviarlo por correo electrónico a alguien que no usa Google Docs o conservar una copia segura, descargar un documento de Google Drive es muy útil. Al abrir el documento que nos interesa, hay que hacer clic en el menú ‘Archivo’ situado en la esquina superior izquierda y, a continuación, seleccionar ‘Descargar’. Se despliega un submenú con varios formatos disponibles que incluyen, entre otros, Microsoft Word (.docx), documento PDF, texto sin formato (.txt) y página web (.html comprimido).
¿Tienes documentos en papel que necesitas digitalizar? No hace falta descargar otra app ni emplear un escáner. Con la aplicación de Google Drive para Android es posible escanear documentos y guardarlos como PDFs. Abre la app y toca el botón ‘+’ que aparece abajo a la derecha. Se abrirá un menú con varias opciones, elige ‘Escanear’. La cámara de tu smartphone se activará y podrás hacer una foto del documento; es mejor colocarlo sobre una superficie plana y con buena luz, y si no te gusta cómo queda repetir la captura. Cuando lo tengas, tienes la opción de recortar, rotar la imagen o aplicar filtros para mejorar la legibilidad. ¿Tu documento tiene varias páginas? Pulsa el icono ‘+’ para añadir más. Cuando termines, haz clic sobre ‘Guardar’, ponle un nombre al archivo y elige dónde guardarlo en tu Drive. El documento se guarda como un archivo PDF para compartir o consultar siempre que lo necesites.
Si trabajas en equipo o coordinas proyectos, activar las notificaciones de Google Drive te ayuda a no perderte ningún cambio y a responder a tiempo cuando alguien edita, comenta o comparte un archivo. Para activarlas desde la versión web, se abre Google Drive y se hace clic en el icono de engranaje situado en la esquina superior derecha. A continuación, hay que marcar ‘Configuración’ y, en el menú lateral izquierdo, acceder a ‘Notificaciones’. Drive muestra dos opciones para que el usuario active la que necesite: una para recibir correos cuando alguien comparte un archivo con nosotros o nos menciona en un comentario, y otra para que el navegador notifique cambios en los archivos recientes.
Si te preocupa enviar sin querer un documento a personas equivocadas, este truco para Google Drive permite controlar quién accede a tus archivos. Para evitar compartirlos por error, abre el documento en Drive y haz clic en el botón ‘Compartir’ en la parte superior derecha y asegúrate que no tiene permisos abiertos al público o con enlace, y revisa cuidadosamente las personas con las que has compartido el archivo. Si deseas restringirlo, sitúate en ‘General’ y selecciona ‘Restringido’ para que solo lo vean las personas que especificas. Además, es posible modificar los permisos de cada persona (lector, comentarista o editor) y eliminar el acceso si ya no es necesario.
Recuerda que Google Drive no suprime de inmediato los archivos borrados: primero los’ mueve’ a la papelera. Para eliminarlos definitivamente, hay que dirigirse a la sección ‘Papelera’ en el menú lateral izquierdo de Drive. Revisa los que ya no necesitas, haz clic derecho sobre cada uno y selecciona ‘Eliminar definitivamente’. Si prefieres vaciar toda la papelera de una vez, marca ‘Vaciar papelera’ en la parte superior derecha.
Aunque cuando te das de alta recibes 15 GB de almacenamiento gratuito para todos los servicios de Google (correo electrónico, documentos, fotografías…), con el paso del tiempo esta cantidad puede ser insuficiente. Existen varias formas de recuperar algunos GB: vaciando la papelera de Gmail, comprimiendo y archivando documentos, o eliminando aquellos que no sirven ya. También es posible modificar la calidad de las fotografías de ‘alta ’ a ‘original’ para que ocupen menos espacio. Incluso existe la posibilidad de crear dos cuentas y activar la sincronización entres ambas, aunque esta opción está sujeta a cambios en la política de la compañía.
En la zona superior derecha de la página principal de Google se encuentra el visor donde se alojan todas las aplicaciones disponibles. Desde allí se accede a Google Forms, que es útil para crear formularios con preguntas que recopilen datos, por ejemplo, para organizar actividades u obtener evaluaciones. Los resultados se almacenan en una hoja de cálculo que pueden convertirse después en gráficos o tablas que faciliten su análisis.
Ya sea en presentaciones, hojas de cálculo o en cualquier otro tipo de archivo es posible mencionar a otros usuarios para que visualicen una información concreta o realicen una acción. Escribiendo el símbolo ‘+’ o ‘@’ aparece un desplegable para agregar su nombre o dirección de correo electrónico, y así reciben una notificación directa para responder o revisar.
La plataforma Google Apps Script, alojada en el menú principal de aplicaciones, permite automatizar tareas como enviar correos electrónicos, generar informes o crear eventos de calendario a partir de los datos alojados en las hojas de cálculo. Para ello es necesario contar con plantillas que contengan los comandos necesarios, copiarlas y modificarlas para adaptarlas a las necesidades del usuario.
En el caso de necesitar utilizar documentos con las mismas características de forma recurrente, se pueden crear plantillas para evitar comenzar desde cero. Una vez diseñada la hoja con el formato deseado (formulario, carta, informe..) se guarda el archivo en una carpeta específica de Drive. Para utilizarlo como plantilla sin afectar al original, basta con abrirlo, pulsar sobre ‘Archivo’ y luego en ‘Hacer una copia’.
Permite crear, abrir y editar archivos de texto, de cálculo o presentaciones en el dispositivo en el que se está trabajando aunque en algún momento no se disponga de conexión a Internet. Para ello, hay que dirigirse a la pestaña ‘Configuración’ (en la parte superior derecha del panel), después hacer clic en ‘General’ y activar la opción ‘Sin conexión’. Eso sí, para que funcione, primero es necesario instalar una extensión de Chrome de Documentos de Google sin conexión. Por supuesto, no se recomienda llevar a cabo esta función en ordenadores públicos o compartidos.
En ocasiones se necesita pasar el texto de un archivo PDF o incluso una imagen a texto. Pues bien, con Google Drive se puede hacer sin necesidad de utilizar ninguna aplicación externa. Para hacerlo tan solo hay que hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el archivo en PDF o en la imagen. Aparecerá un menú en el que habrá que elegir la opción ‘Abrir con’. En esta categoría se muestran varias opciones, aunque la más sencilla es la de ‘Documentos de Google’. Al instante transforma el texto en PDF o la imagen en un archivo Word editable. En el caso de las imágenes, este truco resulta útil si la imagen dispone de texto, ya que lo reconoce y lo pega en el documento.
La opción de compartir un documento con varias personas también permite entablar una conversación con ellos si se encuentran ‘conectados’ al documento. En la parte superior derecha, hay que hacer clic en ‘chat’. De este modo, se abre un cuadro en el que se pueden escribir mensajes a los otros usuarios. Estas conversaciones no se guardan.
La herramienta cuenta con un buscador en la parte superior de la interfaz con el que buscar de manera sencilla cualquier tipo de documento que esté alojado en Drive. Sin embargo, en ocasiones no resulta fácil encontrar a la primera ese documento que se está buscando. Para ello, ofrece la opción de realizar una búsqueda avanzada (en ese mismo buscador) con tan solo hacer clic en la flecha hacia abajo que se encuentra en la parte derecha del cuadro de búsqueda. Ahí se puede buscar por tipo de documento, por propietario del documento, ubicación, fecha de modificación o incluso por las personas con las que se ha compartido el archivo, entre otras opciones.
Da igual que en el documento haya un solo usuario o varios. Cuando se trabaja en un documento de texto, hoja de cálculo o presentación se van realizando diversos cambios. Para ello, ofrece la posibilidad de visualizar todo el historial de cambios (hechos por el usuario o con los que se ha compartido) siempre que se quiera. ¿Cómo? Se hace clic con el botón derecho del ratón en el documento y en el menú emergente se elige la opción ‘Ver detalles’. Aparecerá una cuadro a la derecha con dos pestañas: detalles y actividad. En la primera se muestra el tipo de documento, la ubicación o la fecha de creación del documento, además de la última modificación (con hora incluida) en el archivo; mientras que en la segunda se muestra el historial de cambios completo, con comentarios incluidos.
El espacio gratuito de Google Drive se puede ampliar ilimitidamente dando de alta diferentes cuentas de usuario en Google y compartiendo las carpetas entre ellos.
Ejemplo: mi cuenta es usuario1@gmail.com; creo usuario2@gmail.com y las carpetas que cree en este segundo usuario las comparto con usuario1@gmail.com, de forma que accediendo al primer usuario puedo ver las carpetas de mi unidad y las compartidas por el segundo usuario, lo que duplica automáticamente mi capacidad de archivo gratuito. Si creo un tercer usuario y comparto, multiplicaré por tres y así sucesivamente.
La única precaución que debo tener es que el usuario que sea propietario del archivo es el que gastará almacenamiento. Es decir, si un archivo lo subo desde el usuario1, será a este a quien se le restará espacio de almacenamiento y si lo subo desde el usuario2 será a este a quien le restará. Teniendo la precaución de logearme con el usuario adecuado a la hora de subir los archivos, controlaré el espacio de cada de uno de ellos adecuadamente.
Mi pregunta; ¿si tengo 5 usuarios gmail con sus respectivos Google Drive, archivos y carpetas, como es en mi caso en particular, las debo compartir a un Google Drive de un usuario?
👉Ok; nombrando de ejemplo:
usuario1gmail.com,
usuario2gmail.com,
usuario3gmail.com,
usuario4gmail.com,
usuario5gmail.com,
con sus respectivos Drives, archivos y carpetas, al compartir las carpetas de los Drives de los usuarios 2, 3, 4 y 5 al Drive del usuario 1; en el Drive de usuario 1 tengo el acceso a todas las carpetas de los demás Drives 2, 3, 4 y 5. 👉 es así? ¿En otras palabras, el almacenamiento del Drive del usuario 1 se multiplica 15 GB por 75 GB, es así?