Organizar proyectos, horarios o las distintas actividades diarias no es sencillo y, para ello, existen herramientas que ayudan a planificar la agenda laboral, el calendario de clase o el reparto de las tareas domésticas. Notion es una de ellas, aunque se diferencia del resto en que ha sido creada para unificar todas las gestiones personales y profesionales en una sola plataforma y, así, no tener que pasar de una aplicación a otra.

Sus posibilidades abarcan desde las tareas más sencillas, como crear listas, tablas, documentos o notas, hasta las más complejas, como desarrollar un plan de marketing o generar una base de datos para registrar todo tipo de información. Además, es gratuita y multiplataforma, por lo que está disponible a través de navegador web, como aplicación de escritorio y, también, para dispositivos iOS y Android. Explicamos cómo adentrarse en Notion paso a paso.

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Cómo empezar a usar Notion

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Para comenzar a utilizar la herramienta hay que acceder a su web o descargarse su app (existe una versión para dispositivos móviles, otra para Windows y una tercera para navegadores) y crear una cuenta: en este caso, basta con indicar una dirección de correo electrónico o enlazar al perfil de usuario de Google, lo que ayuda, además, a sincronizar todos los dispositivos donde se quiera utilizar el programa.

Notion

A continuación, se introduce el código recibido mediante email y, después, se selecciona una de las tres preferencias de uso: personal, profesional o aula; una vez escogido, se accede a una nueva pantalla en la que aparece el espacio de trabajo, un menú con diferentes herramientas y unos consejos básicos para dar los primeros pasos.

La ‘página’: el centro de Notion

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El elemento principal en el que se basa Notion es la ‘página’, que puede crearse de tantas formas y con tantos contenidos como se desee: todo en este programa es personalizable y sus desarrolladores lo comparan con un conjunto de bloques de construcción con los que generar cualquier cosa.

Para configurar estas páginas existen dos opciones. La primera es empezar desde cero y añadir los elementos necesarios (cuadros de texto, encabezados, imágenes, vídeos, tablas, subpáginas, etc.) que desee o necesite el usuario. La segunda consiste en utilizar una de las plantillas predeterminadas que proporciona Notion y que ayudan a crear desde una base de datos o un calendario editorial hasta una guía de trabajo, pasando por un menú de comidas, una agenda colaborativa o un post para un blog. También incluye una opción para filtrar el contenido y localizarlo con más rapidez y otra para importar datos o archivos desde plataformas como Asana, Dropbox, Google Docs o Evernote.

Otros elementos de utilidad

Aunque descubrir todas las posibilidades y funciones que ofrece Notion requiere de tiempo y práctica, el programa cuenta con algunas herramientas básicas que resultan útiles para gestionar y planificar numerosas actividades:

  • Tablero: reúne todos los datos y objetivos de cualquier proyecto para hacerse una idea del proceso con un solo vistazo.  
  • Listas: perfectas para enumerar tareas pendientes o almacenar información de todo tipo, permiten un seguimiento de control y marcarlas como completadas o pendientes.
  • Tablas: es posible crear desde las más simples, con columnas, filas, texto destacado o encabezados, hasta bases de datos que se gestionan a través de fórmulas, de forma similar a las que se emplean en programas de cálculo como Excel o Google Sheets.
  • Agenda: diaria o semanal, es la forma más sencilla de organizar todas las tareas asignadas.

Un espacio para la escuela

Entre sus planes gratuitos, Notion posee uno específico para el ámbito educativo que proporciona a docentes y alumnado un espacio de trabajo desde el que gestionar y organizar actividades, investigaciones, tareas, listados de clase, notas o extraescolares. Entre sus características, permite la creación de páginas y bloques ilimitados, carga de archivos y acceso al historial de versiones de los últimos 30 días; al ser colaborativo, los proyectos se comparten entre los usuarios registrados.

Profesora Con Ordenador

La plataforma también ofrece diferentes alternativas de pago dirigidas a instituciones educativas o a cualquier usuario que quiera ampliar las funcionalidades de su cuenta como, por ejemplo, trabajar con herramientas asistidas mediante IA.