Claves para elegir una solución de videoconferencia

Para saber cuál es la herramienta o software de videoconferencia que mejor se ajusta a las necesidades de un centro educativo es esencial conocer sus prestaciones, si dispone de servicio técnico o si se puede personalizar. Gustavo Gabriel Beltrami, experto en tecnología educativa por la Universidad Tecnológica Nacional, en Argentina, lo explica paso a paso.

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En los últimos meses muchas instituciones educativas tuvieron que implantar procesos comunicativos virtuales para mantenerse activas, destacando los modelos comunicativos de forma sincrónica, es decir, la comunicación en tiempo real. En este sentido, la videoconferencia ha sido la herramienta estrella para realizar tareas de teletrabajo.

A continuación, explico cuáles son los principales puntos de análisis que se deben tener en cuenta a la hora de elegir qué herramienta de videoconferencia se adapta mejor a las necesidades de cada organización y profesional educativo.

Tipos de videoconferencias existentes

Es importante explicar los distintos tipos de videoconferencia:

  • Videoconferencia de aula
  • Videoconferencia de reunión
  • Videoconferencia de escritorio

Para la gran mayoría de las pequeñas y medianas organizaciones educativas la videoconferencia de escritorio resulta la herramienta ideal frente a las demás opciones, debido a su coste y facilidad de implementación y uso. En este caso, la transmisión de audio, video y datos se produce a través de ordenadores personales y/o móviles. 

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Pautas para elegir un software de videoconferencia

A la hora de valorar las distintas opciones del mercado es importante que, además del aspecto técnico, se valoren otros elementos de peso como el fin con el que se utilizará esta herramienta o la personalización de la misma. En este sentido, estos son los distintos elementos a tener en cuenta:

  • Fines para los cuales se implementará la videoconferencia. Entre los principales usos destacamos:
    • Comunicación
    • Integración de equipos
    • Colaboración en el trabajo de documentos y procesos
    • Gestión del conocimiento
    • Formación 

Servicio gratuito o de pago: si bien resulta interesante utilizar software gratuito, hay que considerar que en su mayoría son limitados en cuanto a sus prestaciones y también en la cantidad de videoasistentes, con lo cual se recomienda realizar un análisis completo de las posibilidades de cada opción antes de tomar la decisión. 

  • Soporte técnico: este aspecto debe ser esencial, ya que para aquellos usuarios u organizaciones que acaban de adentrarse en el campo de la videoconferencia será importante saber que ante cualquier cuestión existe la posibilidad de consultar las dudas que les surjan. Entre los elementos a tener en cuenta con respecto al servicio técnico habrá que analizar:
    • Disponibilidad de horario en la atención a usuarios
    • Manuales de ayuda y/o ayuda online
    • Canales de comunicación con el servicio técnico
    • Idiomas en los cuales se puede obtener ayuda del servicio técnico
    • Fiabilidad y calidad del mismo 
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  • Calidad de transmisión de datos: esto es lo más importante en el uso de este tipo de herramientas, por eso hay que tener en cuenta que será fundamental la calidad del audio que ofrece el software. 
  • Calidad y cantidad de participantes en cada reunión: hay herramientas que permiten un número pequeño de videoasistentes a una misma sesión. Por otro lado, hay que destacar con qué calidad de comunicación pueden participar hablando todos a la vez.
  • Herramientas suplementarias disponibles en el propio software de videoconferencia: que permiten enriquecer el proceso de comunicación. Entre ellas podemos encontrar:
    • Biblioteca virtual compartida de documentos
    • Espacio de presentación de documentos
    • Chat (público y privado)
    • Encuestas en tiempo real
    • Espacio para anotaciones
    • Pizarra
    • Grabación de cada reunión
  • Personalización de la aplicación: Resulta interesante conocer si la herramienta nos permite adaptarla, modificarla y personalizarla a nuestras necesidades organizativas. Por ejemplo:
    • Isologo (identificador gráfico) de nuestra organización en cada sesión
    • Definición de usuarios y permisos
    • Adaptación del entorno de trabajo a nuestro gusto y necesidad
  • Necesidad de un módulo de instalación en cada ordenador: algunos softwares necesitan ciertos controladores en cada dispositivo para que funcionen. 
  • Integración con otras aplicaciones. Por ejemplo: campus virtuales para formación, RRSS u otras aplicaciones web.
  • Facilidad de uso y seguridad de la aplicación a nivel informático

Tras lo expuesto queda claro que la elección de un software de videoconferencia no puede ser analizada solo desde el punto de vista económico ni tampoco se debe considerar como un proceso complejo y tedioso. A partir de los puntos detallados en el apartado anterior se puede realizar una selección correcta de la herramienta que mejor se adapte a las necesidades del centro, del docente y de los estudiantes.

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